{"id":62332,"date":"2019-07-05T10:54:19","date_gmt":"2019-07-05T08:54:19","guid":{"rendered":"https:\/\/strato.de\/blog\/?p=62332"},"modified":"2020-10-07T16:28:20","modified_gmt":"2020-10-07T14:28:20","slug":"irrtuemer-mail-archivierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/","title":{"rendered":"6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung nach GoBD"},"content":{"rendered":"\n

Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler k\u00f6nnen dabei passieren?<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

\n
<\/div>
Video ansehen <\/i> <\/div><\/div><\/div>
<\/div><\/div>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n

Irrtum 1: Die Archivierung von Rechnungen und Buchungsbelegen ist ausreichend<\/h2>\n\n\n\n

Grunds\u00e4tzlich betreffen die GoBD alle Gesch\u00e4ftsunterlagen, die f\u00fcr die Besteuerung relevant sind. Das sind nicht nur die eindeutig wichtigen Inhalte wie Rechnungen und Buchungsbelege, sondern auch Informationen, Angebote oder die Auftragserteilung sowie Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle \u00fcber Gew\u00e4hrleistung oder R\u00fcckabwicklung und alles, was unter Handels- oder Gesch\u00e4ftsbrief f\u00e4llt. Daher ist es ratsam, zun\u00e4chst einmal alle irgendwie f\u00fcr den gesch\u00e4ftlichen Betrieb relevanten E-Mails zu archivieren. Und zwar revisionssicher, also so, dass sie nicht ver\u00e4ndert werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Irrtum 2: Alle E-Mails m\u00fcssen archiviert werden<\/h2>\n\n\n\n

Grunds\u00e4tzlich ist es sinnvoll, einen Archivierungs-Workflow aufzubauen. Allerdings muss nicht jede E-Mail archiviert werden. Wenn eine E-Mail zum Beispiel nur als \u201eTransportmittel\u201c f\u00fcr eine Rechnung dient und ansonsten keine wichtigen Informationen enth\u00e4lt, musst Du sie nicht archivieren. Sie wirkt dann \u00e4hnlich wie ein Briefumschlag bei einem Papierbrief. Wer also eine Rechnung per E-Mail verschickt, muss zun\u00e4chst einmal nur die Rechnung aufbewahren, nicht die E-Mail.<\/p>\n\n\n\n

Irrtum 3: Ausdrucken und\/oder Ablegen reicht aus<\/h2>\n\n\n\n

Die Mail-Archivierung ist leider komplexer, als viele denken: Das reine Ausdrucken und Ablegen der Mails ist n\u00e4mlich keine Archivierung nach GoBD: Die verlangt die Archivierung der Originale \u2013 und das sind bei E-Mails nun einmal elektronische Dokumente. Ein Ausdruck ist einfach nur eine Kopie.<\/p>\n\n\n\n

Irrtum 4: Wer regelm\u00e4\u00dfig Backups macht, muss kein E-Mail-Archiv f\u00fchren<\/h2>\n\n\n\n

Ein Backup und eine revisionssichere E-Mail-Archivierung sind zwei grundverschiedene Dinge. Bei einem Backup werden Daten f\u00fcr einen kurzen oder mittelfristigen Zeitraum gespeichert, um sie im Falle des Verlustes wiederherstellen zu k\u00f6nnen. Meist werden die Daten daf\u00fcr in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden gesichert.<\/p>\n\n\n\n

Bei der Mail-Archivierung hingegen m\u00fcssen die Daten sofort erfasst werden, um sicherzustellen, dass sie unver\u00e4ndert ins Archiv gelangen. Im Gegensatz zum Backup muss ein Mail-Archiv sicherstellen, dass die Daten vollst\u00e4ndig sind und auch sp\u00e4ter nicht ver\u00e4ndert werden. Nicht zuletzt musst Du bei der Mail-Archivierung Aufbewahrungsfristen einhalten, die \u00fcber die Lebenszeit eines Backups hinausgehen.<\/p>\n\n\n\n

Irrtum\n5: Die GoBD und der Datenschutz bei\u00dfen sich<\/h2>\n\n\n\n

Jein: Laut DSGVO<\/a> solltest Du Daten nur dann aufbewahren, wenn es daf\u00fcr einen handfesten Grund gibt. Der Verarbeitungsgrund ist durch die Archivierungspflicht gegeben. Aber: Wenn eine Mail f\u00fcr die Archivierung nicht relevant ist, brauchst Du einen anderen Grund f\u00fcr ihre Speicherung. Ansonsten m\u00fcsstest Du sie l\u00f6schen. Das w\u00e4re zum Beispiel der Fall, wenn Dir ein Bewerber seine Unterlagen per Mail zugesandt hat. Sagst Du dem Bewerber ab, haben seine Daten in Deinem Archiv nichts zu suchen.<\/p>\n\n\n\n

Irrtum 6: Mail-Archivierung ist nur f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen und Konzerne relevant<\/h2>\n\n\n\n

Leider nein: Jedes Unternehmen unterliegt der Aufbewahrungspflicht \u2013 unabh\u00e4ngig von der Unternehmensgr\u00f6\u00dfe. Wer ein Gewerbe mit Gewinnerzielungsabsicht betreibt, und sei es nur ein Einzelunternehmer mit einem Imbissstand, muss deshalb gesch\u00e4ftliche E-Mails archivieren.<\/p>\n\n\n\n

Was hat es mit der Archivierungspflicht auf sich?<\/h2>\n\n\n\n

Betreibst Du ein eigenes Business, solltest Du von der GoBD schon mal geh\u00f6rt haben. Die Abk\u00fcrzung steht f\u00fcr eine Reihe von Grunds\u00e4tzen, die vom Finanzministerium erlassen wurden. Sie fassen die Aufbewahrungspflichten<\/a> zusammen, die sich aus einschl\u00e4gigen Gesetzen ergeben. Aus ihnen folgt: Auch E-Mails m\u00fcssen archiviert werden. <\/p>\n\n\n\n

STRATO darf keine Rechtsberatung geben<\/h2>\n\n\n\n

STRATO ist ein Anbieter f\u00fcr Internet Services \u2013 nicht f\u00fcr Rechtsberatung. Wir geben Dir Tipps rund um das Thema Mail-Archivierung. Hin und wieder lassen wir auch einen Experten zu Wort kommen. F\u00fcr eine detaillierte Auskunft oder rechtssichere Handlungsempfehlung solltest Du Dich aber in jedem Fall an einen legitimierten Anbieter von Rechtsberatung wenden.<\/p>\n\n\n\n

Suchst Du nach einem Tool, um Deine Mails GoBD-konform zu archivieren?<\/h4>\n\n\nZur STRATO Mail-Archivierung<\/a>\n\n\n

<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler k\u00f6nnen dabei passieren?<\/p>\n","protected":false},"author":138,"featured_media":62432,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[470,4,3],"tags":[14,288,19,175],"acf":[],"yoast_head":"\n6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler k\u00f6nnen dabei passieren?\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"noindex, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler k\u00f6nnen dabei passieren?\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"STRATO Blog DE Staging\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/strato\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2019-07-05T08:54:19+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2020-10-07T14:28:20+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/Beitragsbild_STRATO_Irrt\u00fcmer_Mail-Archivierung_728x410.png\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"728\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"410\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/png\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"xxxxxxxx\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:creator\" content=\"@STRATO_AG\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@STRATO_AG\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Verfasst von\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"xxxxxxxx\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Gesch\u00e4tzte Lesezeit\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"3 Minuten\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/\",\"url\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/\",\"name\":\"6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#website\"},\"datePublished\":\"2019-07-05T08:54:19+00:00\",\"dateModified\":\"2020-10-07T14:28:20+00:00\",\"author\":{\"@id\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#\/schema\/person\/2097976b2a69a30e3e95a3d21b3634dc\"},\"description\":\"Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler k\u00f6nnen dabei passieren?\",\"breadcrumb\":{\"@id\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/#breadcrumb\"},\"inLanguage\":\"de-DE\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/\"]}]},{\"@type\":\"BreadcrumbList\",\"@id\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/#breadcrumb\",\"itemListElement\":[{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":1,\"name\":\"Home\",\"item\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":2,\"name\":\"6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung nach GoBD\"}]},{\"@type\":\"WebSite\",\"@id\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#website\",\"url\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/\",\"name\":\"STRATO Blog DE Staging\",\"description\":\"\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"SearchAction\",\"target\":{\"@type\":\"EntryPoint\",\"urlTemplate\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/?s={search_term_string}\"},\"query-input\":\"required name=search_term_string\"}],\"inLanguage\":\"de-DE\"},{\"@type\":\"Person\",\"@id\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#\/schema\/person\/2097976b2a69a30e3e95a3d21b3634dc\",\"name\":\"xxxxxxxx\",\"image\":{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"de-DE\",\"@id\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#\/schema\/person\/image\/\",\"url\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/6496f96264c0be76da54812489e3878f?s=96&d=mm&r=g\",\"contentUrl\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/6496f96264c0be76da54812489e3878f?s=96&d=mm&r=g\",\"caption\":\"xxxxxxxx\"},\"description\":\"Hallo, ich bin Christian Rentrop. Ich bin freier IT-Journalist und schreibe f\u00fcr einige bekannte deutsche Computer- und Foto-Magazine. Zudem blogge ich IT-Workshops. Hier im STRATO Blog k\u00fcmmere ich mich um Software-Themen.\",\"url\":\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/author\/xxxxxxxx\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung","description":"Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler k\u00f6nnen dabei passieren?","robots":{"index":"noindex","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"og_locale":"de_DE","og_type":"article","og_title":"6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung","og_description":"Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler k\u00f6nnen dabei passieren?","og_url":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/","og_site_name":"STRATO Blog DE Staging","article_publisher":"https:\/\/www.facebook.com\/strato","article_published_time":"2019-07-05T08:54:19+00:00","article_modified_time":"2020-10-07T14:28:20+00:00","og_image":[{"width":728,"height":410,"url":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/Beitragsbild_STRATO_Irrt\u00fcmer_Mail-Archivierung_728x410.png","type":"image\/png"}],"author":"xxxxxxxx","twitter_card":"summary_large_image","twitter_creator":"@STRATO_AG","twitter_site":"@STRATO_AG","twitter_misc":{"Verfasst von":"xxxxxxxx","Gesch\u00e4tzte Lesezeit":"3 Minuten"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/","url":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/","name":"6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung","isPartOf":{"@id":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#website"},"datePublished":"2019-07-05T08:54:19+00:00","dateModified":"2020-10-07T14:28:20+00:00","author":{"@id":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#\/schema\/person\/2097976b2a69a30e3e95a3d21b3634dc"},"description":"Wenn Du ein eigenes Business hast, musst Du Deine Mails archivieren. Welche Fehler k\u00f6nnen dabei passieren?","breadcrumb":{"@id":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/#breadcrumb"},"inLanguage":"de-DE","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/"]}]},{"@type":"BreadcrumbList","@id":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/irrtuemer-mail-archivierung\/#breadcrumb","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"name":"Home","item":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/"},{"@type":"ListItem","position":2,"name":"6 typische Irrt\u00fcmer bei der Mail-Archivierung nach GoBD"}]},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#website","url":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/","name":"STRATO Blog DE Staging","description":"","potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/?s={search_term_string}"},"query-input":"required name=search_term_string"}],"inLanguage":"de-DE"},{"@type":"Person","@id":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#\/schema\/person\/2097976b2a69a30e3e95a3d21b3634dc","name":"xxxxxxxx","image":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"de-DE","@id":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/#\/schema\/person\/image\/","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/6496f96264c0be76da54812489e3878f?s=96&d=mm&r=g","contentUrl":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/6496f96264c0be76da54812489e3878f?s=96&d=mm&r=g","caption":"xxxxxxxx"},"description":"Hallo, ich bin Christian Rentrop. Ich bin freier IT-Journalist und schreibe f\u00fcr einige bekannte deutsche Computer- und Foto-Magazine. Zudem blogge ich IT-Workshops. Hier im STRATO Blog k\u00fcmmere ich mich um Software-Themen.","url":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/author\/xxxxxxxx\/"}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/62332"}],"collection":[{"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/138"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=62332"}],"version-history":[{"count":34,"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/62332\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":88935,"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/62332\/revisions\/88935"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/62432"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=62332"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=62332"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=62332"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}