{"id":56898,"date":"2019-04-25T11:08:11","date_gmt":"2019-04-25T09:08:11","guid":{"rendered":"https:\/\/strato.de\/blog\/?p=56898"},"modified":"2020-10-07T16:29:12","modified_gmt":"2020-10-07T14:29:12","slug":"gobd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/gobd\/","title":{"rendered":"E-Mail-Archivierung: Worauf muss ich achten?"},"content":{"rendered":"\n<p>Unternehmen m\u00fcssen steuerrelevante E-Mails rechtssicher archivieren. Das regeln Grunds\u00e4tze der Finanzverwaltung: die GoBD. Doch was hei\u00dft das f\u00fcr Dich und Dein Business konkret? Wir fragen einen Experten.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed-youtube wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<div class=\"youtube--responsive\" data-video-id=\"JwuErRYNoGQ\"><div class=\"youtube__placeholder-wrapper\"><img decoding=\"async\"  src=\"https:\/\/i.ytimg.com\/vi\/JwuErRYNoGQ\/maxresdefault.jpg\"><\/div><div class=\"youtube__start\"><div class=\"youtube__bg--black\"><div class=\"youtube__play\">Video ansehen <i class=\"icon-play relative--xs top3--xs\"><\/i> <\/div><\/div><\/div><div class=\"youtube__video-wrapper\"><\/div><\/div>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Hallo Frieder, worum geht es bei der Aufbewahrungspflicht f\u00fcr E-Mails und wer ist davon betroffen?<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich im Wesentlichen aus der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch und den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Vorgaben verpflichten Unternehmen dazu, gesch\u00e4ftliche E-Mails und Anh\u00e4nge vollst\u00e4ndig zu archivieren.  Der Zweck ist unter anderem, Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle bei steuerrechtlichen Fragen nachvollziehen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Verantwortung f\u00fcr eine korrekte Mail-Archivierung liegt bei der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung. F\u00fcr private Nutzer gelten diese Vorgaben nicht. Sie m\u00fcssen ihre E-Mails nicht archivieren.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Welche E-Mail-Daten muss ein Unternehmen konkret archivieren?<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Vorgaben betreffen in erster Linie Buchungsbelege sowie Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefe. <strong>Buchungsbelege<\/strong> sind solche Unterlagen, die einzelne Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle dokumentieren \u2013 zum Beispiel Rechnungen. <strong>Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefe<\/strong> sind Schriftverkehr, der ein Gesch\u00e4ft vorbereitet, abschlie\u00dft, durchf\u00fchrt oder der R\u00fcckabwicklung dient. Das betrifft zum Beispiel Lieferscheine oder Reklamationsschreiben.<\/p>\n\n\n\n<p>Auch E-Mails mit folgenden Inhalten m\u00fcssen archiviert werden:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>B\u00fccher und Aufzeichnungen<\/li><li>Inventare<\/li><li>Jahresabschl\u00fcsse<\/li><li>Lageberichte<\/li><li>Er\u00f6ffnungsbilanzen<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Diese Liste stellt nat\u00fcrlich keinen Anspruch auf Vollst\u00e4ndigkeit. Weitere Inhalte ergeben sich aus \u00a7 147 Abs. 1 AO und \u00a7 257 Abs. 1 HGB. Im Einzelfall sollten Unternehmen sich rechtlichen Rat einholen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wie m\u00fcssen Unternehmen E-Mails archivieren?<\/h2>\n\n\n\n<p>Um ihren Mail-Verkehr rechtssicher zu archivieren, sollten Unternehmen unter anderem die folgenden Aspekte beachten:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Vollst\u00e4ndig<\/strong>: Unternehmen m\u00fcssen alle eingehenden und ausgehenden Mails mitsamt Anh\u00e4ngen archivieren. Bei der Archivierung d\u00fcrfen keine steuerrechtlich relevanten Daten verloren gehen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Manipulationssicher:<\/strong> Unternehmen m\u00fcssen die Daten unver\u00e4ndert archivieren und sicherstellen, dass diese unver\u00e4ndert bleiben.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Jederzeit verf\u00fcgbar:<\/strong> Wichtig ist, dass die Daten lesbar sind. Ein berechtigter Auditor muss einzelne Mails oder Anh\u00e4nge im Archiv wiederfinden und \u00fcberpr\u00fcfen k\u00f6nnen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Maschinell auswertbar:<\/strong> Unternehmen m\u00fcssen die Daten elektronisch speichern, damit auch Maschinen diese auslesen k\u00f6nnen. Es reicht also nicht, die Daten auszudrucken.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Datenschutz gem\u00e4\u00df <a href=\"https:\/\/strato.de\/blog\/dsgvo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"DSGVO (\u00f6ffnet in neuem Tab)\">DSGVO<\/a>. Diesen m\u00fcssen Unternehmen auch bei der Mail-Archivierung einhalten. Das betrifft unter anderem die technischen und organisatorischen Ma\u00dfnahmen, die die DSGVO vorsieht, um die Daten zu sch\u00fctzen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Stichwort Datenschutz:  Gibt es auch Mails, die ein Unternehmen nicht archivieren sollte?<\/h2>\n\n\n\n<p>Ja! Grunds\u00e4tzlich d\u00fcrfen basierend auf dem Grundsatz der Datenminimierung keine Daten gespeichert werden, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen und f\u00fcr die kein Verarbeitungszweck definiert wurde oder bei denen dieser Zweck weggefallen ist (z.B. durch Vertragsbeendigung). Darunter fallen zum Beispiel auch private E-Mails der Mitarbeiter. Deshalb m\u00fcssen Unternehmen sicherstellen, dass diese nicht ins Archiv gelangen \u2013 es sei denn, die Mitarbeiter erteilen dem Unternehmen die ausdr\u00fcckliche Erlaubnis. Eine solche k\u00f6nnen Sie im Arbeitsvertrag vereinbaren.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein weiteres Beispiel:  Auch die Kommunikation mit dem Betriebsrat darf aus Datenschutzgr\u00fcnden nicht mit ins Archiv. Das Gleiche gilt f\u00fcr Bewerbungen.<\/p>\n\n\n\n<p>Es gibt auch solche Mails, die ein Unternehmen zwar archivieren darf, aber nicht muss. Das betrifft zum Beispiel Bestellungen, die nicht zum Abschluss eines Vertrages f\u00fchren. Das kann passieren, wenn beispielsweise ein Kunde eine Bestellung widerruft. Auch rein werbliche Mails wie Newsletter m\u00fcssen Unternehmen nicht archivieren \u2013 von Spam ganz zu schweigen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wie lange m\u00fcssen Unternehmen E-Mails archivieren?<\/h2>\n\n\n\n<p>Anders als bei einem Backup m\u00fcssen Unternehmen Ihr E-Mail-Archiv langfristig speichern. Der Zeitraum h\u00e4ngt vom Dokument ab:  F\u00fcr <strong>Buchungsbelege <\/strong>gilt eine Frist von 10 Jahren. <strong>Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefe<\/strong> m\u00fcssen Unternehmen f\u00fcr 6 Jahre archivieren.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Vielen Dank f\u00fcr das Gespr\u00e4ch, Frieder!<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Der Interviewpartner<br><\/h3>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-media-text alignwide\" style=\"grid-template-columns:34% auto\"><figure class=\"wp-block-media-text__media\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"248\" height=\"322\" src=\"https:\/\/strato.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/Frieder-Schelle.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-57128\" srcset=\"https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/Frieder-Schelle.jpg 248w, https:\/\/stg.blog-de.strato.wpcust.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/Frieder-Schelle-85x110.jpg 85w\" sizes=\"(max-width: 248px) 100vw, 248px\" \/><\/figure><div class=\"wp-block-media-text__content\">\n<p style=\"line-height: 150%\">Frieder Schelle ist Team Leader Legal Consultants bei der <a href=\"https:\/\/www.trustedshops.eu\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Trusted Shops GmbH (\u00f6ffnet in neuem Tab)\">Trusted Shops GmbH<\/a> im Bereich Legal Services, Blog-Autor und setzt sich seit einem Jahrzehnt intensiv mit E-Commerce- und Medienrecht auseinander.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<p> <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">STRATO darf keine Rechtsberatung geben.<\/h2>\n\n\n\n<p>Wir bei STRATO haben den Anspruch, unsere Leser im Blog zu wichtigen Themen zu informieren. Wir sind jedoch keine Anw\u00e4lte und d\u00fcrfen keine Rechtsberatung geben. Deshalb haben wir auch Frieder f\u00fcr diesen Beitrag interviewt. Wenn Du Fragen zu rechtlichen Themen hast, wende Dich daf\u00fcr bitte an einen legitimierten Rechtsexperten.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Du suchst nach einer L\u00f6sung, um Deine Mails zu archivieren?<\/h2>\n\n\n<a href=\"https:\/\/www.strato.de\/mail-archivierung\/?utm_source=Blogartikel&#038;utm_medium=Blogartikel&#038;utm_campaign=postfach-voll&#038;campaign=strato.de\/blog\/Artikel\/zertifizierungen&#038;swtssa=gersc0000000000000000tffc\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\" class=\"btn btn-strato-blue strato-c2a\">Zur STRATO Mail-Archivierung<\/a>\n\n\n<p> <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Unternehmen m\u00fcssen steuerrelevante E-Mails rechtssicher archivieren. Das regeln Grunds\u00e4tze der Finanzverwaltung: die GoBD. Doch was hei\u00dft das f\u00fcr Dich und Dein Business konkret? 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